靈活運用業主委任代表制度｜樓‧言板

近日，私人樓宇業主透過召開業主大會以通過一些大型採購事項（特別是審議聘請樓宇大維修顧問及承建商），引發社會關注。在諸多爭議之中，「業主委任代表出席會議及投票」（俗稱委任代表制度）的執行細節，正是筆者今日欲深入探討的核心議題。

在一般情況下，業主可根據《建築物管理條例》（第344章）或相關大廈公契（如適用），在業主會議或業主大會上，親自出席投票，亦可透過業主簽署的「委任代表文書」（即授權書，坊間俗稱「Proxy」）委任其「代表」出席並投票。筆者認為委任代表制度的設立確實有其好處，例如：

（一）可靈活安排代表出席，有助於達到會議法定人數；事實上大型屋苑動輒涉及數百甚至上千個業主，要求大部分業主親身出席每一次會議並不現實，業主們透過委任授權其「代表」出席會議及投票，可促使會議順利召開和決議有效通過，減低「流會」的機會。

（二）大廈管理是業主的共同責任，但個別業主可能因應不同原因無法親身出席會議和投票，委任代表制度可提供切實可行的替代方案。

（三）業主可委任熟悉大廈管理事務或具備專業知識的人士（如律師、會計師、測量師）代表出席，在複雜議題作出專業決策。

（四）法人團體業主可透過授權通知，授權自然人出席會議和投票，方便公司或機構業主行使業主權利。

（五）委任代表制度體現業主行使自主意願的權益，業主作為產權持有人，有權決定由誰代表其行使業主權力，這與一般法律中的代理原則一脈相承。

有「利」當然有「弊」。委任代表制度有著以下主要壞處與風險：

（一）授權票制度本為解決業主無法親身出席會議而設，可惜在近年私人樓宇大型維修事件中，這制度容易被不法分子利用。有個別情況被指涉及圍標集團以「威迫利誘」等手段，收集業主授權票，尤其是針對一些年紀老邁的長者因不熟悉大廈管理事宜，或不理解維修合約內容，有機會被誤導簽署授權書予不法分子，令他們可藉「業主代表」之名，在聘請維修工程顧問或承建商的招標過程中，操控業主投票結果，從中取利。

（二）除了脅迫業主簽署授權書，據報不法分子偽造委任代表文書的情況時有發生。根據《刑事罪行條例》（第200章）第71條，偽造文件屬嚴重刑事罪行，然而他們仍會鋌而走險，以假授權冒認業主，嚴重損害業主權益。

物業管理業監管局（下稱「監管局」）為了讓持牌物業管理公司及物管人牌照持有人有效地執行委任代表制度，包括處理業主授權及/或獲委任出席業主立案法團會議或業主會議並就議程事項投票等事宜，於2024年1月，根據《物業管理服務條例》（第626章）制定了《處理委任代表的文書》操守守則，及同時推出了相關的《良好作業指南》。

雖然有上述的守則和指南，物業管理從業員在應對圍標集團不法地利用委任代表制度在大廈維修中謀利，仍然面對不同的困難和壓力，包括：如何有效核實授權書真偽，甚至確認業主在真正知情下授權、安排足夠資源和具經驗的人手，以確保遵從相關條例要求、在保障個人資料私隱與滿足業主知情權之間取得平衡等。

針對上述圍標的問題，政府較早前提出「限制每名人士可持有委任代表文書數目」的建議，筆者認為這安排或許會加重了違規者的操作成本，但未必能真正解決這方面的問題；反之，可能因此窒礙召開會議及投票通過決議的工作。

筆者愚見，政府可研究從兩方面協助物業管理從業員，減低不法分子透過委任代表制度從事非法圍標勾當的風險。第一是政府設立網上平台，在確保身份認證下（例如透過「智方便」系統），供業主自行填寫委任代表文書，這安排可杜絕偽造情況之餘，也能減省從業員在這方面的工作；第二是從「源頭」處理問題，政府或者政府指定的相關機構，可統一審查及制定大廈維修顧問及承建商的白名單，將圍標集團拒諸門外。

香港測量師學會會長

溫偉明測量師

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